Canal interno de información · Ley 2/2023
Recepción anónima o confidencial, acuse de recibo en 7 días, resolución en 3 meses, libro-registro, conservación de datos y protección frente a represalias. Cada requisito de la Ley y de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, convertido en una función de la plataforma con evidencia de cumplimiento.
De la comunicación del informante al cierre del expediente: así se cumple cada plazo de la Ley 2/2023 sin perder una sola evidencia por el camino.
Ley 2/2023, de 20 de febrero
La Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas obliga a las empresas de 50 o más personas trabajadoras, a las administraciones y a los partidos, sindicatos y organizaciones empresariales a disponer de un Sistema interno de información. Estos son sus requisitos y la función de Innova Ethics que los resuelve.
El canal debe admitir comunicaciones escritas, verbales (teléfono o mensajería de voz) y, a petición del informante, una reunión presencial en 7 días; las verbales se documentan con consentimiento.
El Sistema debe permitir presentar y tramitar comunicaciones anónimas, y el informante anónimo tiene que poder seguir su expediente y responder a las preguntas del gestor.
Acuse de recibo en 7 días naturales; plazo máximo de respuesta de 3 meses, ampliable otros 3 en casos de especial complejidad; procedimiento escrito y publicado.
El órgano de administración designa al Responsable del Sistema (persona u órgano colegiado) y lo comunica a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, así como sus ceses o sustituciones.
Todas las comunicaciones y las investigaciones internas se anotan en un libro-registro confidencial, no público y accesible solo a petición razonada de la autoridad judicial competente.
Las comunicaciones sin actuaciones se suprimen a los 3 meses; los datos del expediente se conservan lo imprescindible y nunca más de 10 años; los datos no pertinentes se eliminan de inmediato.
La identidad del informante y de las personas afectadas solo puede conocerla el personal competente; el acceso a los datos queda limitado a quienes gestionan el expediente.
Prohibición de represalias (despido, acoso, discriminación…) durante dos años y deber de colaborar con la Autoridad, que puede inspeccionar y sancionar.
La política del Sistema, el procedimiento y la información sobre el canal externo deben estar disponibles de forma clara y fácilmente accesible, también para terceros y candidatos.
La persona afectada tiene derecho a ser informada de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento, con presunción de inocencia y honor protegidos.
En un grupo, la matriz puede aprobar la política general y disponer de un Sistema único o varios; las entidades de 50 a 249 personas pueden compartir medios de gestión.
No disponer de Sistema interno, incumplir las garantías de confidencialidad o tomar represalias son infracciones muy graves, con multas de hasta 1.000.000 € para personas jurídicas y posible prohibición de contratar con el sector público.
Lo que ha venido después
Desde la entrada en vigor se han aprobado el estatuto de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), su puesta en funcionamiento, sus primeras recomendaciones y los mecanismos de inspección. Innova Ethics se actualiza con cada hito para que el canal siga siendo conforme sin que tengas que hacer nada.
Se crea formalmente la Autoridad Independiente de Protección del Informante, con competencias para gestionar el canal externo, proteger a los informantes y sancionar los incumplimientos de la Ley 2/2023.
El portal de transparencia informa del canal externo de la A.A.I. junto al interno, como exige la Ley.
Inicio efectivo del funcionamiento de la Autoridad: canal externo operativo, registro de comunicaciones y posibilidad de abrir expedientes sancionadores a las entidades obligadas.
Informe de cumplimiento del canal listo para exportar: plazos cumplidos, actuaciones y evidencias de cada expediente.
Criterios sobre la consulta a la representación legal de las personas trabajadoras, la plataforma cifrada, la independencia del Responsable, los grupos de sociedades y la separación entre política y procedimiento.
Política y procedimiento como documentos separados en el portal, cifrado extremo a extremo y órganos independientes con tercero externo opcional.
La A.A.I. habilita el formulario para que las entidades obligadas comuniquen a su Responsable del Sistema, con un plazo inicial para los ya designados y 10 días hábiles para los cambios posteriores.
Ficha del Responsable con fecha de designación, histórico de sustituciones y aviso automático cuando un cambio exige nueva comunicación.
Se regula la acreditación del personal inspector de la Autoridad. Las entidades deben colaborar y facilitar la información que se les requiera sobre su Sistema interno.
Modo inspección: exportación acotada del expediente o del libro-registro, con datos enmascarados cuando procede y constancia de quién accedió y cuándo.
Se constituye el órgano consultivo que asesora a la Autoridad y del que saldrán nuevas guías y criterios de aplicación de la Ley.
Vigilancia normativa continua: cada criterio nuevo se traduce en una actualización de la plataforma para todos los clientes, sin coste ni proyecto.
Recorrido de una comunicación
Cada comunicación avanza por los mismos estados. La plataforma calcula los plazos desde la recepción, asigna el órgano competente y deja constancia de cada paso en el expediente y en el libro-registro.
Todo lo que ocurre con una comunicación vive en un único expediente: la comunicación original, el acuse, los mensajes con el informante, las entrevistas, los documentos, las decisiones y la resolución. Nada se guarda fuera.
Funcionalidades destacadas
Portal del informante
Un portal público con la imagen de la empresa donde cualquier persona (plantilla, candidatos, proveedores, exempleados) puede comunicar una infracción, con o sin identificarse, y volver después a consultar su expediente.
Libro-registro y auditoría
Cada comunicación y cada investigación se anotan automáticamente. Cada asiento incorpora la huella del anterior, de modo que cualquier alteración posterior se detecta al instante. Y la auditoría registra quién vio qué, con los datos personales enmascarados.
Retención y custodia
El artículo 32 obliga a borrar lo que no se tramita a los 3 meses, a no conservar los expedientes más de lo imprescindible y nunca más de 10 años. Innova Ethics lo convierte en una política configurable que se ejecuta sola y deja rastro.
Órganos, roles y conflicto de interés
El Responsable del Sistema, los órganos gestores, los investigadores, el custodio y los administradores tienen permisos distintos. Y si un gestor pertenece al departamento afectado por la comunicación, queda apartado del expediente de forma automática.
Indicadores e informe del canal
Cuántas comunicaciones, de qué tipo, cuánto tardamos en acusar y en resolver, cuántas prórrogas, cuántas anónimas. Los indicadores del canal se consultan en pantalla y se exportan a un informe Word listo para firmar.
Inteligencia artificial
Antes de que cualquier texto llegue al modelo, la plataforma sustituye nombres, cargos, correos y teléfonos por seudónimos. El modelo se ejecuta en la Unión Europea, sin transferencia internacional y sin que el proveedor pueda usar los datos para entrenar.
Todo lo que incluye
Un canal de denuncias no se mide por lo que recibe, sino por lo que puede demostrar cuando alguien pregunta: la Autoridad, un juez, el consejo o el propio informante.
Grupos, países y sectores
La Directiva (UE) 2019/1937 se ha transpuesto de forma distinta en cada Estado miembro, y fuera de Europa las reglas cambian aún más. Innova Ethics aplica a cada sociedad las reglas de su país: plazos, anonimato, umbral de plantilla y canal externo.
Obligadas por la Ley 2/2023. Implantación en días con el portal, la política y el procedimiento listos para publicar.
Administraciones, organismos, universidades y sociedades públicas, con los órganos y la independencia que exige la Ley.
Salud, farmacia, financiero, energía y transporte, donde el canal convive con otras obligaciones de reporte.
Entidades obligadas con independencia de su plantilla cuando reciben fondos públicos.
Varias sociedades y países en una instancia, con el canal externo de cada jurisdicción.
El canal como elemento del programa de compliance penal (art. 31 bis CP) y del Modelo de Prevención de Delitos en Chile.
Descarga gratuita
Todo lo que tu comité necesita para decidir sobre el canal de denuncias: cómo se garantiza la confidencialidad, qué exige la Ley 2/2023 y qué plazos hay que cumplir.
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Preguntas frecuentes
Es la herramienta que permite a la plantilla y a terceros comunicar posibles irregularidades de forma segura, confidencial o anónima, y a la empresa gestionarlas con las garantías de la Ley 2/2023: acuse de recibo, investigación, plazos, protección del informante y registro de lo actuado. La Ley lo denomina Sistema interno de información.
Las empresas con 50 o más personas trabajadoras, las administraciones públicas y sus entidades, los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones que reciban fondos públicos, y cualquier entidad del ámbito de aplicación de la normativa europea sobre blanqueo, transporte o medio ambiente con independencia de su tamaño. También pueden implantarlo de forma voluntaria las demás.
Acuse de recibo al informante en un máximo de 7 días naturales desde la recepción y respuesta en un plazo máximo de 3 meses, ampliable otros 3 meses en casos de especial complejidad. Innova Ethics calcula ambos plazos desde la fecha real de recepción, avisa antes del vencimiento y registra la prórroga con su motivación.
Sí, la Ley obliga a admitirlas y a tramitarlas. En Innova Ethics el informante anónimo recibe un código de seguimiento y elige una contraseña; con ellos consulta su expediente, recibe el acuse y responde a las preguntas del gestor sin revelar su identidad. Los archivos que adjunta se limpian de metadatos al entrar.
Es la autoridad estatal creada por la Ley 2/2023 y regulada por el Real Decreto 1101/2024, operativa desde septiembre de 2025. Gestiona el canal externo de denuncias, protege a los informantes, supervisa a las entidades obligadas e impone sanciones. Innova Ethics informa del canal externo en el portal del informante y genera la evidencia de cumplimiento que la Autoridad puede requerir.
Sí. El artículo 8 de la Ley obliga a comunicar a la Autoridad el nombramiento del Responsable del Sistema, así como sus ceses y sustituciones, y la Autoridad ha habilitado un formulario para hacerlo. La plataforma guarda la ficha del Responsable con su fecha de designación y avisa cuando un cambio exige una nueva comunicación.
Es el registro de todas las comunicaciones recibidas y de las investigaciones internas que exige el artículo 26. No es público y solo puede accederse a él a petición razonada de la autoridad judicial competente. En Innova Ethics se genera automáticamente con una cadena de integridad que permite verificar que ningún asiento ha sido alterado, y se exporta de forma acotada para atender un requerimiento.
Solo el tiempo necesario para decidir si procede investigar y, en su caso, para la investigación; las comunicaciones sin actuaciones se suprimen a los 3 meses y ningún dato puede conservarse más de 10 años (artículo 32). La plataforma aplica una política de retención por estado, purga automáticamente lo no tramitado y deja constancia de cada supresión.
Cuando la comunicación señala a un departamento al que pertenece el gestor titular, Innova Ethics lo aparta automáticamente del expediente y lo asigna al suplente o al órgano alternativo. El titular no puede ver el expediente ni sus adjuntos, y la decisión queda anotada en el libro-registro y en la auditoría.
No disponer de Sistema interno de información, vulnerar la confidencialidad, tomar represalias o impedir la comunicación son infracciones muy graves, con multas de hasta 1.000.000 € para personas jurídicas, además de la posible prohibición de obtener subvenciones y de contratar con el sector público. Las personas físicas pueden ser sancionadas con hasta 300.000 €.
Antes de enviar cualquier texto al modelo, la plataforma sustituye nombres, cargos, correos, teléfonos y fechas por seudónimos. El modelo se ejecuta en la Unión Europea, sin transferencia internacional y sin que el proveedor pueda usar los datos para entrenar. Las sugerencias de la IA (resumen, categoría, urgencia, traducción) siempre las confirma una persona y quedan trazadas.
Sí. Una sola instancia gestiona varias sociedades, departamentos y órganos, con estadísticas consolidadas o por entidad. Cada sociedad aplica las reglas legales de su país (plazos, anonimato, autoridad externa), con más de 100 países configurados, y el portal está disponible en siete idiomas.
Para empresas, grupos empresariales, entidades reguladas, administraciones y organizaciones que necesitan implantar o mejorar su Sistema interno de información conforme a la Ley 2/2023 y a la Directiva (UE) 2019/1937, y demostrar su cumplimiento ante la Autoridad, un juez o el consejo.
Sí. Innova Ethics se complementa con Innova GRC para gestión de riesgos, compliance y control interno, Innova Check para consultas internas, Innova Learn para formación de la plantilla e Innova Compliance Chile, donde el canal de denuncias es un componente obligatorio del Modelo de Prevención de Delitos.
Demostración
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