Software para la gestión de programas de Compliance

Innova CMS es una solución para gestionar de manera integral la implantación y el mantenimiento del programa de cumplimiento de una organización. Identifica y controla las obligaciones legales y compromisos éticos que las empresas deben cumplir y los riesgos que estos llevan asociados, estableciendo propietarios y responsables del cumplimiento de cada requerimiento, así como un sistema matricial de asignación de niveles de riesgos asociados, en términos de probabilidad e impacto.



Características Principales

Estándar ISO 19600:2014

Desarrollado siguiendo el estándar internacional de guía para los sistemas de gestión del cumplimiento (Compliance Management Systems, CMS. Guidelines, ISO 19600:2014).

El cumplimiento legal se ha convertido en uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas de hoy. No tener el control sobre el cumplimiento legal podría significar el desembolso de fuertes multas. Entonces, ¿cómo pueden las organizaciones hacer las cosas bien?

  • Con nuevas leyes y regulaciones anunciadas periódicamente y el alto coste que conlleva asociado al incumplimiento, Innova CMS es la solución que tanto pymes como grandes empresas necesitan.
  • Innova CMS le ayuda a controlar y mitigar los riesgos de incumplimiento de las diferentes normativas que afectan a su empresa y a su propio código de conducta.
  • Con Innova CMS controlará el impacto (legal, económico y reputacional) que el incumplimiento tiene sobre su negocio.
  • Innova CMS se actualiza constantemente siguiendo las recomendaciones de la Organización Internacional de Normalización.

Ciclo de vida de los Requerimientos

Mediante Innova CMS usted tendrá un control total sobre el ciclo de vida de los requerimientos que afectan a su negocio, gestionando plazos de actuación y accediendo a información automatizada acerca del estado de los mismos en todo momento.

Con Innova CMS el asentamiento en sus sistemas de los datos relativos al cumplimiento, nunca fue tan eficiente.

  • Facilita el Registro/Recepción de nuevos riesgos.
  • Facilita el Registro/Recepción de nuevos Requerimientos.
  • Gestiona la evaluación histórica y actualizada del cumplimiento de cada obligación.

Evaluación de Riesgos

Innova CMS le permite realizar análisis y evaluaciones de riesgos y establecer planes de acción priorizando por aquellos factores con mayor impacto en la organización.

Utilizando un avanzado sistema de análisis, podrá determinar en un solo paso aquellas obligaciones con mayor riesgo de incumplimiento e impacto asociado, pudiendo actuar sobre ellas, generando planes eficaces de acción.

  • Selección de criterios para la realización de los análisis de riesgos.
  • Análisis diferencial sectorizados por campos clave.
  • Distribución global y sectorizada del riesgo.
  • Matrices de riesgo globales y sectorizadas.
  • Catálogos de requisitos para cada nivel de riesgo asociado.
  • Posibilidad de crear planes de acción derivados de los análisis.
  • Registro y trazabilidad de los análisis realizados.
  • Generador de informes PDF con los análisis y sus resultados.

Acciones Preventivas y Correctivas. No Conformidades

Gestione las acciones preventivas, correctivas y las no conformidades de una manera sencilla y eficaz.

Las acciones correctivas y preventivas (apartados 8.5.2. y 8.5.3. de ISO 9001:2008) son unas herramientas básicas para la mejora continua de las organizaciones. El objetivo de estas acciones es evitar el incumplimiento y eliminar causas reales y potenciales de posibles no conformidades. Estas herramientas cobran un papel fundamental en los programas de Compliance de cualquier organización.

Innova CMS le permite gestionar acciones preventivas, no conformidades y acciones correctivas para cada requerimiento, haciendo un seguimiento de todo el proceso, la apertura, el grado de cumplimiento, el plazo de ejecución acordado así como el resultado y la eficacia de la medida adoptada:

  • Apertura de la Acción.
  • Análisis de las Causas.
  • Planificación de Actividades.
  • Resultados de las Acciones.
  • Verificación de Eficacia.

Seguimiento de Actividades Sospechosas

Innova CMS le permite realizar una vigilancia completa de cualquier actividad sospechosa de delito en su organización, pudiendo generar informes de actividades en formato PDF y remisión directa a la alta dirección.

Mediante este módulo, podrá registrar cualquier sospecha de actividad ilícita por el personal de la empresa así como de cualquier proveedor o contratista, y podrá realizar un seguimiento mediante el registro y evaluación de las acciones adoptadas para su verificación.

  • Registro de la actividad sospechosa.
  • Notificación mediante email/sms de la apertura de actividades sospechosas.
  • Identificación de la persona o grupo de personas afectadas.
  • Registro de acciones preventivas de vigilancia de las actividades.
  • Seguimiento de las acciones adoptadas y verificación de la eficacia de éstas.
  • Notificación, en caso de confirmación, a la alta dirección.
  • Generación de informes Ad hoc en formato PDF de las actividades sospechosas.

Plataforma de Comunicación y Formación

Publique las políticas y directrices del programa del Compliance, comunique su compromiso con el cumplimiento normativo e incentive a los trabajadores para que adopten el sistema de gestión de Compliance.

Mediante el módulo de comunicación y formación, el CEO y la alta dirección de la empresa podrán informar e incentivar a todo el personal de la organización sobre el establecimiento de las políticas de Compliance adoptadas. Innova CMS incorpora además una completa plataforma E-Learning que permite formar y sensibilizar a los trabajadores en materia de Compliance generando indicadores y estadísticas completas sobre el número de cursos realizados, el nº de trabajadores que han realizado cada curso, qué trabajadores han superado las evaluaciones, etc.

  • Gestor documental.
  • Blog de comunicación.
  • Plataforma E-learning.
  • Participación activa de los trabajadores.

Canal de Denuncias

El canal de denuncias de INNOVA CMS es una herramienta para proporcionar un canal que sirva de instrumento para elevar a la alta dirección y de manera confidencial cualquier posible irregularidad, incumplimiento o comportamiento contrario a la ética, la legalidad y las normas que rigen la organización.

Innova CMS incorpora un canal de comunicación específico con la dirección y los órganos de gobierno. La protección del anonimato ofrecida por el sistema está certificada. La comunicación se realiza en todo momento desde un formulario web. Los mensajes enviados a través de este sistema interesan para poder evitar daños, y no para suministrar información sobre la persona que los envió, registrando, no obstante, información básica sobre el denunciante, pudiendo levantarse este anonimato si así lo requiere, por ejemplo, un juez.

La persona que realiza la denuncia puede consultar en todo momento el hilo de comunicaciones así como el estado de la denuncia y las acciones tomadas una vez cursada esta.

  • CONFIDENCIALIDAD: con Innova CMS la protección del anonimato está garantizada. Mediante una plataforma web el denunciante puede comunicarse con la dirección y los órganos de gobierno de una organización de una manera totalmente confidencial.
  • SEGUIMIENTO DE LA DENUNCIA: consulte toda la información relacionada con la irregularidad denunciada, tanto el hilo de la comunicación establecida con el interlocutor del canal como las acciones llevadas a cabo por la organización una vez cursada la denuncia.
  • MAXIMA SEGURIDAD: nuestros expertos en probática y peritajes judiciales y una tecnología avanzada y adaptada a su empresa nos permiten ofrecer a nuestros clientes una herramienta segura, flexible y eficaz para contribuir a la transparencia y gobernanza de la organización.
  • GENERADOR DE EVIDENCIAS: incorporamos elementos de trazabilidad y generamos las evidencias necesarias para garantizar el carácter probatorio de la denuncia ante un tribunal, al objeto de ser considerado como eximente o atenuante en la responsabilidad de la persona jurídica.

Sistema de Alertas

Innova CMS posee un exhaustivo sistema de alertas de cumplimiento (SAC) que funciona de forma independiente, comprobando al instante altas, modificaciones y vencimientos.

Con el sistema de alertas de cumplimiento (SAC) implementado por Innova CMS los responsables de las obligaciones se aseguran la alerta temprana sobre incumplimiento, así como otro tipo de informaciones en tiempo real, relativas a la modificación y variación de los requerimientos y las acciones adoptadas.

  • Plataforma de comunicación entre departamentos de la empresa.
  • Alertas para los departamentos y responsables asignados.
  • Sistema automático de envío de emails y sms.
  • Notificaciones sobre registro y ediciones de nuevas obligaciones.
  • Notificaciones sobre variaciones en el cumplimiento de las obligaciones.
  • Detección de riesgos de incumplimiento y notificaciones automatizables para requerimientos periódicos y puntuales.
  • Notificaciones de registro y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y no conformidades.
  • Notificaciones de registro y confirmación de actividades sospechosas.

Seguridad y Control de Acceso

Innova CMS integra un completo sistema de seguridad y control de acceso a datos basado en perfiles de usuario.

La Seguridad en el acceso a los datos está garantizada con Innova CMS.

  • Administración de Perfiles de Usuario.
  • Asignación de Niveles de Acceso y Visualización.
  • Permite la integración con la seguridad de sus redes de usuarios o directorio de activos de su empresa.
  • Además de los niveles de acceso y visualización, permite el control de actividad.

Generación de Evidencias

Innova CMS incorpora elementos de trazabilidad y genera las evidencias necesarias para garantizar el carácter probatorio ante un tribunal, al objeto de ser considerado como eximente o atenuante en la responsabilidad de la persona jurídica.

A través de un proceso de firma electrónica con certificado electrónico y sellado de tiempo y el envío a un repositorio de evidencias, Innova CMS genera para cualquier registro de datos sensible de la solución una copia válida con carácter probatorio a la hora de un requerimiento judicial o simplemente de una auditoría.

  • USO DEL ESTANDAR X509 PARA COMUNICACIÓN SEGURA CON AUTORIDADES CERTIFICADORAS.
  • FIRMA ELECTRÓNICA CON CERTIFICADO DIGITAL.
  • SELLADO DE TIEMPO.
  • REPOSITORIO DE EVIDENCIAS: todos los documentos firmados y con sellos de tiempo se envían a un repositorio externo de evidencias, donde estarán disponibles en todo momento y donde se garantiza que no serán manipulados de ninguna manera.

Sistema de explotación de datos

El sistema de explotación de datos de Innova CMS permite un acceso a información fiable mediante el uso de consultas ad-hoc, la exportación de datos y la presentación de informes.

Toda la información sobre Riesgos, Requerimientos, Evaluaciones de Cumplimiento y Acciones en un Click.

  • Formularios de búsqueda y consulta mediante campos relevantes.
  • Permite la exportación de datos a MS Excel.
  • Genera informes configurables en PDF sobre cumplimiento y otros aspectos relevantes para su negocio.

Cómoda integración de datos históricos

Importe sus datos históricos y toda la información sobre cumplimiento que aún no haya asentado en sus sistemas, mediante la comodidad que brinda un proceso de integración inteligente como el de Innova CMS.

Lograr la integración de todos los datos de cumplimiento de los distintos departamentos de su empresa, es posible mediante un proceso de automatización que Innova CMS simplifica para usted.

  • Carga masiva de datos mediante plantilla MS Excel.
  • Sistema de detección de errores en la plantilla.
  • Validación de datos cargados, provisionales.
  • Consulta de los requerimientos provisionalmente cargados.
  • Exportación a la plantilla de MS Excel de aquellos errores encontrados, especificando los tipos de error y las localizaciones de estos. El usuario puede por tanto modificar sobre la plantilla los errores y volver a cargar directamente el archivo corregido.

Completo panel de administración del sistema

Controle toda la configuración de su sistema Innova CMS desde un ameno y cuidado panel de control con acceso limitado mediante seguridad.

Un sistema de gestión de cumplimiento complejo y robusto no tiene por qué necesitar un complejo y dificultoso sistema de configuración y mantenimiento, Innova CMS es una buena prueba de esto.

  • Administración completa de Perfiles de Usuario.
  • Asignación de Roles y Niveles de Visualización/Exportación.
  • Gestión integral de la calidad y congruencia de los datos.
  • Gestión de listas cerradas de valores y estándares de inserción.
  • Detección de incongruencias en los datos importados de forma masiva.

Características Técnicas

  • Aplicación Web disponible en cualquier navegador.
  • Sistema de acceso a datos mediante SQL Server.
  • Arquitectura Back-End .NET Framework 4.5.
  • Diseño Sensible, Front-End Bootstrap, Flat UI, JQuery Mobile y Foundation.
  • Windows Server 2008 R2 o superior.
  • MS IIS 7 Web Server o superior.

Hoja de Producto


¿Necesita Movilidad?

Sistema de Gestión de Requerimientos Legales

Acceda a sus datos en cualquier momento y desde cualquier lugar

  • Acceso a través de Internet.
  • Acceso seguro a intranet a través de VPN.
  • Aplicación Cross-Platform para el acceso a consultas desde cualquier arquitectura y dispositivo.
  • Seguridad y control de acceso garantizado.
  • Descarga de datos e Informes.
  • Sistema de alertas mediante envío automático de emails.
  • Funcionamiento robusto y diseño Responsive para su uso en cualquier dispositivo móvil o tableta.
  • Android, iOS y Windows Phone.

La Tecnología al servicio de su Negocio es posible.

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