Publicado: Enero de 2016

La importancia de Innova CMS en la gestión de los programas de Compliance

Compliance, Requerimientos, Legal, Aplicaciones, Proyectos, Tecnología

El cumplimiento de la legalidad y la normativa vigente se ha convertido en uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas de hoy. Con nuevas leyes y regulaciones anunciadas casi todos los meses, es difícil para las empresas implementar controles y crear una cultura de cumplimiento sólida que se adapte al curso cambiante de las políticas de las administraciones públicas (locales, regionales y nacionales).

Gestionar de manera eficiente las obligaciones legales que aplican en su negocio, conlleva una correcta recepción de la documentación oficial independientemente de su formato, la identificación de los requerimientos que contiene (informes periódicos, declaraciones anuales, subsanaciones de errores, nuevas obligaciones, etc.), un reparto adecuado a los distintos centros de trabajo y departamentos y la posibilidad de realizar un correcto seguimiento de sus ciclos de vida.

Existen empresas, sin embargo, que cuestionan la necesidad e importancia del cumplimiento y sus costes asociados. Pero el volumen de información que generan las obligaciones legales que aplican en las organizaciones, en la mayoría de los casos, es de una entidad superior a la capacidad de las mismas para asumir su gestión.

En pocas palabras, el incumplimiento normativo puede significar para las empresas el desembolso de grandes sumas de dinero en sanciones y la imposibilidad de obtener permiso para desarrollar determinadas actividades relacionadas con sus negocios.

De igual modo, el incumplimiento de las obligaciones adquiridas frente a terceros o en el ámbito de la propia organización (políticas internas, cumplimiento de calidad), puede tener un impacto negativo sobre su negocio, su personal y su trato con los consumidores.

Se puede decir que el objetivo más importante del cumplimiento de la legalidad y la normativa vigente, es asegurar que se gestiona eficazmente el riesgo de hacer daño a la reputación de su empresa.

Básicamente un buen programa de compliance genera dos tipos de beneficios para su empresa:

  • Evitar infracciones de la ley y las consecuencias de dicho incumplimiento ahorrando tiempo y recursos además de proteger reputación en imagen.
  • Mejorar la operativa del negocio optimizando la gestión proactiva de riesgos.
  • Detectar posibles perjuicios causados por terceros o por los propios empleados.

INNOVA CMS

La implementación por parte de las empresas de sistemas de gestión del cumplimiento de las obligaciones legales, no solo beneficia a las propias organizaciones, sino también a los redactores de leyes y a los tribunales, creando un marco de fiabilidad valorable por todos.

Elizabeth Gasiorowski Denis editora jefe de ISOfocus Magazine

INNOVA CMS es el software idóneo para la gestión del programa COMPLIANCE en una empresa. Es una herramienta para gestionar eficazmente y de manera integral la conformidad de la normativa que aplica en una organización, tanto interna como externa.

Conscientes de la importancia y efectividad de un buen programa de compliance, en Innova hemos desarrollado este producto, que identifica y controla las obligaciones legales que las empresas deben cumplir, determina los departamentos propietarios y los responsables del cumplimiento de los requerimientos, y establece un sistema de asignación de nivel de riesgo y evaluación del cumplimiento desarrollado siguiendo el estándar internacional de guía para los sistemas de manejo de conformidades (Compliance Management Systems, CMS. Guidelines, ISO 19600:2014).

INNOVA CMS ha sido desarrollado sobre los pilares esenciales del paradigma de los sistemas de manejo de conformidades y del cumplimiento de los programas de Compliance:


Gestión del Ciclo de Vida de las obligaciones legales

Mediante INNOVA CMS su organización tendrá un control total sobre el ciclo de vida de los requerimientos que afectan a su negocio, gestionando su correcta recepción, los plazos de actuación y accediendo a información automatizada acerca del estado de los mismos en todo momento.

Establecimiento de un sistema de prioridades de cumplimiento

INNOVA CMS le permite determinar con claridad el grado de riesgo de incumplimiento de cada requerimiento y establecer así un orden de prioridades. Así mismo, identifica y controla a los responsables técnicos del cumplimiento de los requerimientos, y detecta de forma temprana los riesgos derivados del incumplimiento.


Gestión de acciones preventivas y correctivas. No conformidades

INNOVA CMS le permite vincular acciones preventivas, no conformidades y acciones correctoras a cada requerimiento, haciendo un seguimiento de todo el proceso, la apertura, el grado de cumplimiento, el plazo de ejecución acordado así como el resultado y la eficacia de la medida adoptada.


Análisis y evaluación de riesgos

Realice y registre análisis diferenciales y evaluaciones de riesgo sectorizando por aquellos campos clave sensibles para la organización.

Visualice los resultados del análisis mediante gráficos de distribución y matrices de riesgo y actúe selectivamente sobre aquellos catálogos de requisitos con mayor riesgo e impacto, priorizando en los planes de acción, optimizando recursos y reduciendo por tanto los costes de ejecución para la empresa.


Seguimiento de actividades sospechosas

INNOVA CMS le permite realizar una vigilancia completa de cualquier actividad sospechosa de delito en su organización, pudiendo generar informes de actividades en formato PDF y remisión directa a la alta dirección.


Plataforma de comunicación y formación

INNOVA CMS incorpora un módulo de gestión documental y formación a los trabajadores. Publique las políticas y directrices del programa del Compliance, comunique su compromiso con el cumplimiento normativo e incentive a los trabajadores para que adopten el sistema de gestión de Compliance. Este módulo incluye un canal de denuncias bidireccional y totalmente anónimo.


Canal de Denuncias

El canal de denuncias de INNOVA CMS es una herramienta para proporcionar un canal que sirva de instrumento para elevar a la alta dirección de manera confidencial cualquier posible irregularidad, incumplimiento o comportamiento contrario a la ética, la legalidad y las normas que rigen la organización. El usuario puede realizar un seguimiento continuo del estado de su reclamación y comunicarse en todo momento con el responsable del canal.


Activación de un sistema de alerta temprana sobre vencimiento

Con el sistema de alertas de cumplimiento implementado por INNOVA CMS los responsables del cumplimiento y el compliance officer se aseguran la notificación previa al vencimiento de las obligaciones. Además, el sistema avisa de los registros de nuevas obligaciones, así como de la apertura y estado de acciones preventivas, no conformidades y acciones correctivas vinculadas a las obligaciones.


Sistema de explotación de los datos relativos al cumplimiento

El sistema de explotación de datos de INNOVA CMS permite un acceso a información fiable mediante el uso de consultas ad-hoc, la exportación de datos a formatos estándar y la presentación de informes. A su vez, permite la activación de una herramienta colaborativa que permite el intercambio de información con terceros en tiempo real.


Cómoda integración de los datos históricos de cumplimiento

Con INNOVA CMS la importación de sus archivos históricos y toda la información sobre cumplimiento de obligaciones legales que aún no se encuentre asentada en sus sistemas puede realizarse de forma cómoda y sencilla mediante un proceso de integración inteligente.


Comunicación y Sincronización de datos en entornos no centralizados

INNOVA CMS es ideal para organizaciones con distintos centros de trabajo. Su arquitectura diseñada en entorno de Intranet, permite tener conectados a todos los centros de trabajos a través de la red corporativa, pudiendo compartir la misma información e interactuar entre todos ellos de una manera directa, da igual la distancia que los separe. De esta manera, desde la central, se haría el reparto de las obligaciones de cada centro de trabajo, llevando el sistema la supervisión en automático del cumplimiento de estas.


Sistema de Seguridad y Control de Acceso a Datos

INNOVA CMS se protege mediante un completo sistema de seguridad y control de acceso a datos basado en perfiles de usuario, que permite la integración con la seguridad de sus redes de usuarios y directorios de activos de cualquier organización.


Generación de Evidencias

Somos conscientes de la importancia en derecho penal de poder probar los hechos, por ello INNOVA CMS incorpora en su tecnología un proceso de firma electrónica con certificado digital y sellado de tiempo de documentos, que permite la trazabilidad y las evidencias necesarias para garantizar el carácter probatorio ante un tribunal, al objeto de ser considerado como eximente o atenuante en la responsabilidad de la persona jurídica.


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